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Inhalt

Unsere Mail-Archive bieten Dir zahlreiche Vorteile

  • automatische Integration in unsere Managed-Server
  • revisionssicher Ablage
  • DSGVO konform
  • verschlüsselte und komprimierte Speicherung von Mails
  • komfortable Oberfläche, um archivierte Mails zu finden
  • Widerherstellen oder Exportieren gelöschter Mails
  • individuelle Aufbewahrungsregeln

 

E-Mail-Archivierung – warum eigentlich?

E-Mails sind einer der Grundbausteine des Internets und sind die vorherrschende Form der Geschäftskommunikation, einschließlich Kundenkontakte und z.B. auch für die Anmeldung bei fast allen Online-Diensten erforderlich.

Das ständig wachsende E-Mail-Volumen kann die Leistung der Mailserver beeinträchtigen. Sie einfach zu löschen ist kaum eine Option, da wichtige Daten verloren gehen können.

Die Auslagerung von E-Mails aus den produktiven Mailservern verbessert nicht nur deren Leistung erheblich, sondern reduziert auch den erforderlichen Speicherplatz. Ein gutes E-Mail-Archiv nutzt sowohl Komprimierung als auch intelligente Deduplizierung (auch Single-Instance-Storage genannt), um 50 % oder mehr Speicherplatz einzusparen.

 

Unterschiede zwischen der E-Mail-Archivierung und Backups

Ein E-Mail-Backup – oder eigentlich jedes Backup – ist eine Momentaufnahme Ihrer Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Nehmen wir an, die Daten werden täglich gesichert. Im Falle eines Hardwarefehlers oder einer Datenbeschädigung können bis zu einem Tag an E-Mails verloren gehen. Der größte Teil der Daten ist jedoch sicher in Backups gespeichert.

Während also Datensicherung in regelmäßigen Abständen erfolgt, ist die E-Mail-Archivierung ein Echtzeit-Prozess. Unsere Mailserver sind so konfiguriert, dass er von jeder empfangenen E-Mail eine Kopie an das Archiv weiterleitet. Solange das Archiv in Betrieb ist, gehen also auch bei einem Ausfall des Mailservers keine E-Mails verloren.

Das E-Mail-Archiv erfasst die E-Mails nicht nur, sondern indiziert sie auch und macht sie durchsuchbar. Im Gegensatz dazu ist ein E-Mail-Backup weder indiziert noch durchsuchbar.

Normalerweise wird eine bestimmte Anzahl von E-Mail-Sicherungen, z. B. 10, vorgehalten. Das bedeutet, dass der Zustand eines E-Mail-Postfachs, der länger als z.B. 10 Tage zurückliegt, nicht wiederhergestellt werden kann. Was aber, wenn ein Benutzer heute versehentlich eine wichtige E-Mail löscht? Sie ist dann 10 Tage später aus den Sicherungen verschwunden. Dies ist in einer regulierten Branche, in der Du in der Lage sein musst, alle relevanten E-Mails auf der Grundlage von Aufbewahrungsrichtlinien vorzulegen, nicht akzeptabel. Unsere E-Mail-Archive sorgen für eine langfristige Speicherung der E-Mails und löst diese Probleme.

Ein E-Mail-Backup spielt eine Rolle bei der Notfallwiederherstellung, während ein E-Mail-Archiv Ihre Compliance- und Regulierungsanforderungen erfüllt.

 

Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung?

Unser E-Mail-Archiv ist die Lösung für dieses Problem. Unsere Mail-Server werden so konfiguriert, dass er eine Kopie aller eingehenden, ausgehenden und sogar internen E-Mails an das Archiv weiterleitet. Es ist keine Aktivität des Endbenutzers erforderlich, das geschieht völlig automatisch. Die Archivierung lässt pro Domain (z.B. example.com) oder auch pro Postfach (z.B. info@meinedomain.de) steuern.

Das E-Mail-Archiv ermöglicht es den Endbenutzern zwar, ihre eigenen E-Mails zu suchen, anzuzeigen, herunterzuladen und wiederherzustellen, verhindert aber, dass sie E-Mails aus dem E-Mail-Archiv löschen.

Außerdem können die Benutzer E-Mails aus dem Archiv mit einem einzigen Klick in ihrem Posteingang wiederherstellen, so dass keine zeitaufwändige Wiederherstellung von Daten aus einem Backup erforderlich ist.

Produktivität

Die Suche nach einer bestimmten E-Mail in einer riesigen Mailbox kann mühsam und langsam sein. Unsere E-Mail-Archive sind so konzipiert, dass es auch bei Millionen von E-Mails schnelle Suchergebnisse geliefert. Es ermöglicht Dir eine detaillierte Suche auf der Grundlage von Absender- oder Empfängeradressen, Daten, Wörtern, Phrasen im E-Mail-Text und Anhängen.

Probleme mit dem Papierkorb vermeiden

Das Löschen von Nachrichten ist eine wichtige Funktion aller E-Mail-Anwendungen. Sie ermöglicht es, unerwünschte E-Mails loszuwerden. Unerwünschte E-Mails sind Nachrichten, die aus irgendeinem Grund nicht mehr in Ihrem Postfach enthalten sein sollen. Unerwünscht ist in der Tat ein weit gefasster Begriff. Es kann sich um eine Spam-Mail handeln, die irgendwie durch den Spam-Filter gekommen ist, um eine Scherz-E-Mail von Kollegen, um etwas Unwichtiges von einem Familienmitglied usw.

Wird eine E-Mail gelöscht, wird sie normalerweise nicht aus dem Postfach entfernt, sondern lediglich in den Papierkorb verschoben. Dieser Ordner ist für gelöschte E-Mails vorgesehen. Allerdings bewahrt der Papierkorb die gelöschten E-Mails nur eine bestimmte Zeit lang auf, z. B. 30 Tage oder je nach den Einstellungen des Mailservers. Nach Ablauf dieser Frist werden die gelöschten E-Mails endgültig entfernt.

30 Tage sind doch ausreichend, oder? Auf der einen Seite gibt der Papierkorb die Gewissheit, dass eine wichtige E-Mail, die versehentlich gelöscht wurde, problemlos in den Posteingang wiederhergestellt werden kann.

Andererseits könnten die Rechtsabteilung, die Personalabteilung, die Compliance-Abteilung und die IT-Abteilung einen Herzinfarkt bekommen, wenn sie feststellen, dass versehentlich eine E-Mail gelöscht und für immer verloren ist, die für einen zukünftigen Rechtsstreit oder eine E-Discovery-Anfrage entscheidend sein könnte. Das kann Folgen für das Unternehmen haben, es drohen Geldstrafen usw.

Der Endbenutzer mag zwar mit dem Papierkorb zufrieden sein, aber für das Unternehmen ist dies keine ausreichende Lösung. Wir brauchen etwas Besseres.

Sicherheit

Unsere E-Mail-Archive bieten eine manipulationssichere Speicherung von E-Mail.

Einhaltung von Vorschriften

Viele Unternehmen arbeiten in stark regulierten Branchen, z. B. im Gesundheits-, Finanz- und Energiesektor, in denen sie E-Mails für eine bestimmte Zeit aufbewahren müssen. Ein E-Mail-Archiv hilft bei der Einhaltung von Vorschriften wie SOX, HIPAA, GoBD usw.

Datenverluste verhindern

Benutzer können wichtige E-Mails entweder versehentlich oder böswillig löschen. Manche Benutzer löschen alle ihre E-Mails, wenn sie das Unternehmen verlassen, was bedeutet, dass das Unternehmen Gefahr läuft, wichtige Daten zu verlieren. Mit einer Archivierungslösung musst Du dich nicht darauf verlassen, dass die Benutzer die Richtlinien zur E-Mail-Aufbewahrung einhalten. Alle E-Mails werden automatisch gespeichert, archiviert und aufbewahrt.

Audit-Aufzeichnungen

Unsere E-Mail-Archive speichern detaillierte Prüfprotokolle, aus denen hervorgeht, wer was wann im Archiv getan hat.

Integritätskontrolle von E-Mails

E-Mails werden häufig als Beweismittel verwendet. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen nachweisen können, dass die archivierten E-Mails in ihrem ursprünglichen Format gespeichert sind und seitdem nicht verändert wurden. Um dies zu überprüfen, müssen wir jedes Mal, wenn die archivierte Nachricht abgerufen wird, eine Integritätsprüfung durchführen.

Wenn das Archiv eine Nachricht empfängt, berechnet es einen kryptografischen Hash-Wert der Nachricht und speichert ihn als mit der ursprünglichen Nachricht verbundene Metadaten. Wenn die Nachricht aus dem Archiv abgerufen wird, berechnet es den Hash-Wert erneut und vergleicht den neuen Hash-Wert mit dem gespeicherten Hash-Wert. Stimmen sie überein, ist dies eine Bestätigung dafür, dass die betreffende Nachricht nicht kompromittiert oder in irgendeiner Weise verfälscht wurde.

Unsere Mail-Archive geben einen visuellen Hinweis auf das Ergebnis des Vergleichs, so dass für den Benutzer offensichtlich ist, ob die Nachricht intakt ist oder nicht. Wenn nicht, ist die archivierte Datei wahrscheinlich beschädigt oder in irgendeiner Weise verändert worden. Zu diesem Zweck wird ein Hash-Wert verwendet und die gesamte Nachricht (sowie die Kopfzeilen und Anhänge) in den Berechnungsprozess einbezogen.

Die Integritätsprüfung ist nur ein Teil der Sicherheit des Archivs. Jedes gut ausgestattete E-Mail-Archiv verwendet Zeitstempel und eine umfassende Protokollierung, um aufzuzeichnen, wer was wann getan hat. Ein solcher Prüfpfad kann durchsucht werden, um schnell die Details einer bestimmten Transaktion zu finden, z. B. wer eine bestimmte Nachricht im Archiv angesehen hat.

Eine weitere wichtige Funktion sind die Benutzerrollen und -berechtigungen, die einen fein abgestuften Zugriff auf Nachrichten und Archivierungsfunktionen ermöglichen. Normale Benutzer können Aktionen mit ihren eigenen E-Mails durchführen, außer sie zu ändern oder zu löschen, z. B. Notizen oder Tags hinzufügen. Personal- und Rechtsteams verfügen in der Regel über größere Rechte in Bezug auf den Nachrichtenumfang. Sie können die E-Mails anderer einsehen, Audit-Aufzeichnungen durchsuchen usw.

Die Verschlüsselung von Nachrichten ist eine weitere Verteidigungsebene. Wenn jemand die archivierten E-Mails irgendwie auf ein USB-Laufwerk kopieren könnte, z. B., indem er sich Zugang zu den Backups verschafft, könnte er nur einen Haufen verschlüsselter Dateien erhalten, die ohne den Verschlüsselungsschlüssel nutzlos sind.

Mail-Archiv einrichten und verwenden

Wie Du ein Mail-Archiv einrichten kannst, ist unter Mail-Archiv einrichten beschrieben.

Unter Mail-Archiv verwenden erklären wir , wie einzelne Emails oder vollständige E-Mail Domains archiviert werden können.